Assistenz Der Geschäftsstellenleitung - Heidelberg, Deutschland - Universität Heidelberg

Universität Heidelberg

Geprüftes Unternehmen

Heidelberg, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Der Universitätsrat zählt als Aufsichtsgremium neben Rektorat und Senat zu den zentralen Organen der Universität. Die als Stabsstelle des Rektorats eingerichtete Geschäftsstelle betreut auch die Angelegenheiten des internationalen Wissenschaftlichen Beirats der Universität und arbeitet eng mit den Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung und den übrigen Stabsstellen des Rektorats zusammen.

In der Geschäftsstelle des Universitätsrats ist zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 19,75 Wochenstunden unbefristet zu besetzen:
**Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d)**

**Ihre Aufgaben**:

- Allgemeine Verwaltungsaufgaben; Büroorganisation
- Vor
- und Nachbereitung der Sitzungen von Universitätsrat und Wissenschaftlichem Beirat
- Zentrale Ansprechperson für Terminplanungen, Raumbuchungen, Catering und die Organisation der Veranstaltungstechnik
- Sitzungsbearbeitung im elektronischen Gremienmanagementsystem Session
- Rechnungsbearbeitung im e-Rechnungssystem der Universität
- Eigenständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Empfang und Betreuung von Sitzungsmitgliedern, Besucher innen und Gästen
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnungen und Honorarzahlungen
- Administrative Begleitung des Verfahrensprozesses zur Wahl hauptamtlicher Rektoratsmitglieder und anderer Auswahlverfahren
- Pflege von Internetauftritten der Geschäftsstelle
- Vertretung der Geschäftsstellenleitung in internen Besprechungen und Sitzungen

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse; Erfahrung im Verwaltungs
- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
- Eigenständige, vorausschauende und zielorientierte Arbeitsweise; Flexibilität, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen
- Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen und sicherer Umgang mit Gesetzesvorschriften
- Erfahrung und sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen, digitalen Medien und dem Internet
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen im elektronischen Sitzungsmanagement
- und Gremieninformationssystem Session und SessionNet sind von Vorteil

**Wir bieten**:

- Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld; spannende Einblicke in universitäre Strategien und zukunftsweisende Themen
- Vielfältige universitäre Angebote (Job-Ticket, Hochschulsport etc.)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.