Teamassistenz (W/m/d) Für das Institut Für - Munich, Deutschland - Technische Universität München

Technische Universität München

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Unser Institut wächst. Deshalb suchen wir für unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit (40,1 h/Woche) -Teilzeit möglich, eine/n Teamassistent/in am Institut für Geschichte und Ethik der Medizin**

**Über uns**

Das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den ethischen, geschichtlichen und sozialen Fragen der Medizin, die sich durch die Entwicklungen in der medizinischen Forschung und Praxis ergeben. Direktorin des Instituts ist Professorin Alena Buyx.

Wir suchen eine/n Kollegin/en, die/der neben der allgemeinen Teamassistenz verschiedene Aufgaben der Kommunikation und Repräsentation nach außen übernimmt sowie zuarbeitet in der Personalverwaltung, der Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts, der Rechnungsbuchung (SAP), sowie der Betreuung der Institutsbibliothek. Außerdem soll sie/er die Veranstaltungsorganisation des Instituts und die Organisation des Klinischen Ethikkomitees (KEK) unterstützen. Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und teils internationalen Team. Als Teamassistent/in arbeiten Sie in unserer Institutsverwaltung in einem 4-köpfigen Team, das eng miteinander zusammenarbeitet; direkte Vorgesetzte ist die Leiterin der Geschäftsstelle. Die Stelle ist gut geeignet sowohl für erfahrene Teamassistent:innen als auch für Berufsanfänger:innen, aber auch für Studierende. Es erfolgt eine gründliche Einarbeitung in die Tätigkeitsfelder.

**Anforderungen**
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung oder Bürokommunikation oder Abitur und Immatrikulation
- Erfahrung in der Verwaltung
- Sicherer Umgang mit MS-Office
- Ausgeprägtes Talent für Organisation und sorgfältiges Arbeiten
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Handeln, Flexibilität
- Erfahrung mit SAP-Rechnungsbuchung (wünschenswert, Einarbeitung in TUM-SAP erfolgt)

**Aufgaben**
- Teamassistenz: Bearbeitung von allgemeinen Anfragen, Raum
- und Schlüsselverwaltung, Anschaffung von Büromaterial/IT-Hard
- und Software, Institutspost, Arbeitsschutz, Protokollieren von Sitzungen, Verwaltung des Institutskalenders und des Instituts-E-Mail-Postfachs, Organisation der physischen und digitalen Ablage, Unterstützung bei der Pflege der Institutswebsite (nach Einführung in das CMS Wordpress)
- Personalverwaltung: Vorbereitung von Personalmaßnahmen und -vorgängen für die Personalabteilung, Abstimmung mit Personalabteilung und Mitarbeiter/innen, Zusammenstellung von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsunterlagen zur Weitergabe an die Personalabteilung der TUM, Organisation der Vertragsunterzeichnungen von Institutsmitarbeitern, Pflege der Urlaubskarteien der Mitarbeiter, AU-Meldungen, Dienstreiseanträge
- Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts: Bearbeitung von Medien-, Vortragsanfragen, Terminabstimmung, Pflege des Kalenders
- Rechnungsbuchung (mithilfe von SAP): Kontierung und Buchung von Rechnungen, Abfrage von Kontoauszügen, Abwicklung von Anträgen zur Reisekostenerstattung, Abstimmung mit Finanzabteilung
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation (Vortragsreihen, Tagungen, Institutsmeetings): Raumbuchung, Terminkoordination, Organi¬sa¬tion des Caterings etc.
- Verwaltung der Institutsbibliothek: Anschaffungen neuer Bücher, Einpflege von Neuanschaffungen, Bearbeitung von Anfragen
- Assistenz der klinischen Ethik: (ggfs. kurzfristige) Organisation von Sitzungen des klinischen Ethikkomitees, Rechnungsbuchung, Terminkoordination, Raumbuchung

**Wir bieten**
- Beschäftigung und Vergütung erfolgen nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder bis zu TV-L E9, zuzüglich der attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes wie VWL und betriebliche Altersvorsorge.
- Arbeitszeit: Vollzeit (= 40,1 h/Woche); Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
- Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Der Arbeitsplatz ist nicht vollständig barrierefrei, nicht rollstuhlgerecht (denkmalgeschützter Altbau).

**Bewerbung**
- Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) vorzugsweise per E-Mail an
- **"Bewerbung Teamassistenz"** oder per Post an:
Technische Universität München- Institut für Geschichte und Ethik der Medizin- Ismaninger Straße MünchenIm Fall der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nicht zurücksenden können.Der Einsendeschluss ist der**Technische Universität München**
- Institut für Geschichte und Ethik der Medizin- Ismaninger Str München- **Hinweis zum