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    Office Manager - Berlin, Deutschland - Optimizely

    Optimizely
    Optimizely Berlin, Deutschland

    vor 2 Wochen

    Default job background
    Beschreibung

    At Optimizely, we're on a mission to help people unlock their digital potential. We do that by reinventing how marketing and product teams work to create and optimize digital experiences across all channels. With Optimizely One, our industry-first operating system for marketers, we offer teams flexibility and choice to build their stack their way with our fully SaaS, fully decoupled, and highly composable solution.
    We are proud to help more than 10,000 businesses, including H&M, PayPal, Zoom, and Toyota, enrich their customer lifetime value, increase revenue and grow their brands. Our innovation and excellence have earned us numerous recognitions as a leader by industry analysts such as Gartner, Forrester, and IDC, reinforcing our role as a trailblazer in MarTech.

    At our core, we believe work is about more than just numbers -- it's about the people. Our culture is dynamic and constantly evolving, shaped by every employee, their actions and their stories. With over 1500 Optimizers spread across 12 global locations, our diverse team embodies the "One Optimizely" spirit, emphasizing collaboration and continuous improvement, while fostering a culture where every voice is heard and valued.

    Join us and become part of a company that's empowering people to unlock their digital potential

    Introduction

    As the Office Manager for our Berlin workspace, you'll be the go-to person for keeping things running smoothly. Reporting to Real Estate & Workplace Operations, you'll play a pivotal role in ensuring the seamless operation of our office, provide top-notch administrative support, and contribute to the success of our vibrant team.

    Your role covers various tasks like making sure guests feel welcome, managing office operations (including snacks), and organizing internal and external events. You'll also handle basic tech support. This job needs strong organizational skills, teamwork, and transparency, giving you exposure to all levels of our organization.

    Looking for someone with senior skills, confident in negotiations, extremely reliable, available Mon-Fri, able to make quick decisions, and independently reach conclusions in research. If you thrive in a fast-paced environment and want to contribute to improving the employee experience at Optimizely, we'd love to have you on our team

    Location and Working Hours:

    This is a full-time on-site position (Mon-Fri, 09:00 - 18:00 CET) and our office location is: Wallstraße 59, 10179 Berlin, Germany.

    Job Responsibilities

    As the Office Manager you will:

  • Welcome visitors warmly, embodying the friendly face of Optimizely
  • Ensure daily office cleanliness and organization, including tech in conference rooms
  • Be the go-to person for all workplace matters
  • Take the lead on Employee Health and Safety, participating in Emergency Action Planning
  • Liaise with building management, superintendents, and security
  • Manage office and kitchen supplies, including ordering and stocking
  • Coordinate office maintenance tasks, update the REWO OPEX Portfolio, and handle shipping & receiving
  • Assist with event coordination and maintain physical security access badges
  • Provide basic IT support, including password resets, hardware troubleshooting, and video conferencing assistance

    • Knowledge and Experience

  • Preferably, you have experience in office management and basic tech skills
  • Fluent in German (C1) and at least proficient in English (B1)
  • We seek individuals who are organized, customer-focused, reliable, and self-motivated
  • Ability to work independently and as part of a team with a professional and mature approach
  • Comfortable setting up and optimizing workflows, embracing technology, and eager to learn
  • Strong organizational and communication skills with attention to detail
  • Exceptional interpersonal skills: confidence in negotiations, positive attitude, friendly, and professional
  • Quick and confident in decision-making under stress, responsible with good time management
  • Passionate about learning new skills and taking on challenges

    • Competencies

    Delivering High Quality WorkPrioritizing and Organizing WorkServing CustomersTesting and TroubleshootingCommunicating EffectivelyDisplaying Technical ExpertiseDisplaying Confidence and ComposureManaging ResourcesTroubleshooting: network, service outage, web apps, logsUsing Computers and Technology

    Optimizely is committed to a diverse and inclusive workplace. Optimizely is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, national origin, gender, gender identity, sexual orientation, protected veteran status, disability, age, or other legally protected status.

  • Vertraulich

    Office Manager

    vor 2 Wochen

    Vertraulich Berlin, Deutschland

    Was erwartet Dich? · - Du übernimmst das komplette operative Management unseres Büros inklusive Beschaffung von Büromaterial, Arbeitsmitteln, Hardware und Verpflegung. · - Du fungierst als erste Anlaufstelle für das Facility Management und andere externe Dienstleister. · - Du ber ...

  • Vertraulich

    Office Manager Kommunikation

    vor 1 Woche

    Vertraulich Berlin, Deutschland

    Was erwartet dich? · - Du unterstützt unsere Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Belangen · - Du übernimmst allgemeine Bürotätigkeiten von der Vertragsverwaltung über das Bestellwesen bis hin zur Planung unserer Teamevents · - Du führst die telefonisc ...

  • SAFRAN ENGINEERING SERVICES

    Project Management Officer

    vor 2 Tagen

    SAFRAN ENGINEERING SERVICES Berlin, Deutschland

    SAFRAN ENGINEERING SERVICES recrute: · Safran est un groupe international de haute technologie opérant dans les domaines de l'aéronautique (propulsion, équipements et intérieurs), de l'espace et de la défense. Sa mission : contribuer durablement à un monde plus sûr, où le transpo ...

  • Vertraulich

    Office Manager Verwaltung

    vor 1 Woche

    Vertraulich Berlin, Deutschland

    Was erwartet dich? · - Du bist in Sachen Office Management unsere zentrale Anlaufstelle für unser Team und Lieferant: · innen · - Du sorgst dafür, dass in unserem schönen Büro in Kreuzberg alles in Ordnung und vorrätig ist · - Du koordinierst alle nötigen Office-Bestellungen und ...

  • Pepper Media Holding GmbH

    Office Management

    vor 3 Wochen

    Pepper Media Holding GmbH Berlin, Deutschland

    We believe people should be influenced by expert opinions and not marketing strategies. We want to help people find products that fit not only their budget, but also their needs. · * · Our mission is to give a voice to those who are passionate about deals and willing to share the ...

  • Social Shopping Group GmbH

    Office Management

    vor 3 Wochen

    Social Shopping Group GmbH Berlin, Deutschland

    We believe people should be influenced by expert opinions and not marketing strategies. We want to help people find products that fit not only their budget, but also their needs. · Our mission is to give a voice to those who are passionate about deals and willing to share their e ...

  • Amia Energy GmbH

    Office Manager

    vor 4 Tagen

    Amia Energy GmbH Berlin, Deutschland

    Join our teamDu bist ein Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität und freust Dich auf einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag in einem Job mit Sinn? Dinge selbst in die Hand zu nehmen und zu gestalten, um den optimalen Arbeitsplatz für Dich selbst und andere zu kreieren, ist g ...

  • Allianz Beratungs und Vertriebs-AG

    Office Manager

    vor 1 Woche

    Allianz Beratungs und Vertriebs-AG Berlin, Deutschland Ganztags

    Office Manager (m/w/d) · Allianz Versicherung Marco Sieg e.K. · WIR · sind eine große, renommierte, inhabergeführte und sehr erfolgreiche Versicherungsagentur im Herzen Berlins am Kurfürstendamm und suchen Verstärkung für unser Office-Team. · Manche würden sagen, wir verkaufen Ve ...

  • Apleona Group

    Office Manager

    vor 1 Tag

    Apleona Group Berlin, Deutschland

    Zur Unterstützung unseres Teams in Berlin-Adlershof suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (w/m/d). · Das erwartet Sie · ✓ Sie sind Teil eines kleinen, aber feinen Teams und berichten direkt an die Leitung Einkauf/Büro. · ✓ Bei uns steht die Zusammenarbei ...

  • BPG Building Partners Group GmbH

    Office Manager

    vor 2 Wochen

    BPG Building Partners Group GmbH Berlin, Deutschland Ganztags

    Über das Unternehmen · Wir sind Gerüstbauer und Baulogistiker aus Leidenschaft. Wir sind ein motiviertes Team, das sich auf den Weg gemacht hat, der größte Anbieter für Gerüstbau und Baulogistik in Deutschland zu werden. Unterstütze uns auf diesem Weg und nutze Deine persönlichen ...

  • BPG Building Partners Group GmbH

    Office Manager

    vor 3 Wochen

    BPG Building Partners Group GmbH Berlin, Deutschland Ganztags

    Über das Unternehmen · Wir sind Gerüstbauer und Baulogistiker aus Leidenschaft. Wir sind ein motiviertes Team, das sich auf den Weg gemacht hat, der größte Anbieter für Gerüstbau und Baulogistik in Deutschland zu werden. Unterstütze uns auf diesem Weg und nutze Deine persönlichen ...

  • Allianz Beratungs und Vertriebs-AG

    Office Manager

    vor 3 Wochen

    Allianz Beratungs und Vertriebs-AG Berlin, Deutschland Ganztags

    Office Manager (m/w/d) · Allianz Versicherung Marco Sieg e.K. · WIR · sind eine große, renommierte, inhabergeführte und sehr erfolgreiche Versicherungsagentur im Herzen Berlins am Kurfürstendamm und suchen Verstärkung für unser Office-Team. · Manche würden sagen, wir verkaufen Ve ...

  • ALPHA SPORTS GMBH

    Office Manager

    vor 3 Stunden

    ALPHA SPORTS GMBH Berlin, Deutschland

    WE FIGHT FOR PROFESSIONALS. · ALPHA SPORTS ist der führende Prozessfinanzierer, wenn es um die Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der gesetzlichen und privaten Unfallversicherung geht. Unsere Mandantinnen und Mandanten sind Berufssportlerinnen und Berufssportler aus den Bere ...

  • ALPHA SPORTS GMBH

    Office Manager

    vor 1 Woche

    ALPHA SPORTS GMBH Berlin, Deutschland

    WE FIGHT FOR PROFESSIONALS. · ALPHA SPORTS ist der führende Prozessfinanzierer, wenn es um die Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der gesetzlichen und privaten Unfallversicherung geht. Unsere Mandantinnen und Mandanten sind Berufssportlerinnen und Berufssportler aus den Bere ...

  • DIS AG

    Office Manager

    vor 2 Wochen

    DIS AG Berlin, Deutschland

    Sie sind ein wahres Organisationstalent, gute Teamarbeit liegt Ihnen am Herzen und Sie sind gerade auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann sind Sie hier genau richtig · Bewerben Sie sich jetzt im Rahmen der Direktvermittlung als Office Manager (m/w/d) bei ...

  • ALPHA SPORTS GMBH

    Office Manager

    vor 3 Tagen

    ALPHA SPORTS GMBH Berlin, Deutschland Ganztags

    WE FIGHT FOR PROFESSIONALS. · ALPHA SPORTS ist der führende Prozessfinanzierer, wenn es um die Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der gesetzlichen und privaten Unfallversicherung geht. Unsere Mandantinnen und Mandanten sind Berufssportlerinnen und Berufssportler aus den Bere ...

  • DIS AG

    Office Manager

    vor 2 Wochen

    DIS AG Berlin, Deutschland

    Sie sind ein wahres Organisationstalent, gute Teamarbeit liegt Ihnen am Herzen und Sie sind gerade auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann sind Sie hier genau richtig · Bewerben Sie sich jetzt im Rahmen der Direktvermittlung als Office Manager (m/w/d) bei ...

  • Becker Büttner Held Rechtsanwälte · Steuerberater · Unternehmensberater | PartGmbB

    Office Manager

    vor 3 Tagen

    Becker Büttner Held Rechtsanwälte · Steuerberater · Unternehmensberater | PartGmbB Berlin, Deutschland Ganztags

    Aus Überzeugung wegweisend · Als BBH-Gruppe entwickeln wir passgenaue Lösungen für die rechtlichen, betriebswirtschaftlichen, steuerlichen und strategischen Herausforderungen unserer Mandanten. Durch vorausschauendes Denken, entschlossenes Handeln und beständige Weiterentwicklung ...

  • ALPHA SPORTS GMBH

    Office Manager

    vor 3 Wochen

    ALPHA SPORTS GMBH Berlin, Deutschland

    WE FIGHT FOR PROFESSIONALS. · ALPHA SPORTS ist der führende Prozessfinanzierer, wenn es um die Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der gesetzlichen und privaten Unfallversicherung geht. Unsere Mandantinnen und Mandanten sind Berufssportlerinnen und Berufssportler aus den Ber ...

  • DIS AG

    Office Manager

    vor 3 Wochen

    DIS AG Berlin, Deutschland

    Sie haben bereits erste Erfahrungen im Bereich des Büromanagements sammeln können und zeichnen sich durch Ihre hervorragende, organisierte sowie sorgfältige Arbeitsweise aus? Sie sind gerade auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann sind Sie hier genau rich ...