Order Management - Braunschweig, Deutschland - 908 Devices

Beschreibung

**908 Devices Inc. **has developed an innovative suite of purpose-built handheld and desktop mass spec devices for the point-of-need. Leveraging our proprietary platform technology, we make the extraordinary analytical power of mass spec available in significantly smaller and more accessible devices than conventional laboratory instruments. Our devices are used at the point of need to interrogate unknown and invisible materials and provide quick, actionable answers to directly address some of the most critical problems in life sciences research, bioprocessing, industrial biotech, forensics, and adjacent markets. We are reimagining where mass spec technology can be used if it is sufficiently small in size, low in cost, and simple to operate.

908 Devices is headquartered in Boston, MA, near the Seaport and has a satellite office in North Carolina and a growing population of remote staff worldwide.

**Zusammenfassung**

Wir suchen eine erfahrene Fachkraft für das Auftragsmanagement, die alle europäischen Kundenaufträge unserer deutschen Tochtergesellschaft abwickelt. Diese Position wird auch für die Genauigkeit, Pflege und Überprüfung des Buchungs
- und Ertragszyklus des Unternehmens von der Bestellung bis zur Kasse verantwortlich sein. Der ideale Kandidat für diese Position arbeitet mit dem Finanzwesen, dem Vertrieb und der Produktion zusammen, hat eine hohe Detailgenauigkeit, arbeitet gut in einem schnelllebigen Umfeld, liebt die Arbeit mit einer Vielzahl von Menschen, entwickelt starke Beziehungen zu diesen Menschen und bietet einen hervorragenden Kundenservice. Diese Position verwaltet alle damit verbundenen Aspekte der Auftragsabwicklung sowie die Abstimmung zwischen Salesforce und NetSuite. Diese Position ist auch eng in die monatlichen Umsatzprüfungsverfahren involviert, um eine korrekte Umsatzrealisierung und Umsatzabgrenzungsanalyse zu gewährleisten, und hilft bei der Fälligkeit von AR und anderen Themen der Auftragsabwicklung wie RMAs, Versandunterstützung, Kundenkommunikation mit Rechnungsstellung und Auftragsstatus. In dieser Position gibt es zwei Berichtslinien: eine direkte Linie zum Geschäftsführer in Deutschland und eine gepunktete Linie zum Corporate Controller mit Sitz in Boston.

**Wichtige Funktionen***

**Auftragsmanagement und -verarbeitung**
- Zentrale Verarbeitungsstelle für alle Bestellungen und Transaktionsflüsse von Salesforce zu NetSuite
- Unterstützung von Betrieb und Versand bei der Überprüfung und dem Versand von Handelsrechnungen und Versanddokumenten an internationale Kunden
- Senden von Auftragsbestätigungen an Kunden und interne E-Mails.
- Ausstellung von Kundenrechnungen
- Kommunikation mit Kunden und Vertriebsteam bezüglich der Bestellungen
- Erstellen und kontinuierliches Verbessern von Prozessen und Arbeitsabläufen in Bezug auf Umsatz und Rechnungsstellung
- Zusammenarbeit mit dem Vertrieb und den operativen Abteilungen für die gesamte Auftragsabwicklung und Berichterstattung
- Sicherstellung der rechtzeitigen Beantwortung von Anfragen interner und externer Kunden und Nachfassen bei Kunden, um deren Zufriedenheit sicherzustellen
- Registrierung neuer Kunden als Lieferanten
- Einweisung von EU-Versandpartnern in den Versand von Artikeln an Kunden
- Kümmert sich um alltägliche Kundenanliegen und Eskalationen und arbeitet funktionsübergreifend an deren Lösung.
- Rechtzeitige und gründliche Beantwortung von Anfragen von Kunden, Händlern und internen Kunden bezüglich Produktverfügbarkeit, Auftragsstatus und Lieferung.

**Einnahmen, Kredit und Inkasso, Mehrwertsteuer**
- Erstellung von Rechnungen
- Debitoren, Kredite und Inkasso
- Lokale MwSt.Berichterstattung, Einhaltung der MwSt.Anforderungen in der EU, soweit erforderlich
- Sicherstellen, dass die korrekten Buchhaltungsrichtlinien und -verfahren befolgt werden
- Journalbuchungen für den Monats-/Vierteljahresabschluss (Einnahmen, uneinbringliche Forderungen, Forderungsverluste)
- Kreditprüfungspolitik und deren Umsetzung
- Analyse und Berechnung von RMAs und Reserven
- Unterstützung bei der erfolgreichen Durchführung der Jahresendprüfung und bei Terminanfragen externer Prüfer
- Pakete zur Prüfung der Einnahmen für die vierteljährliche und jährliche Prüfung
- Unterstützung bei der jährlichen Analyse der Standardverkaufspreise (SSP)

**Erweiterte Verantwortlichkeiten können umfassen**:

- Mitwirkung an Prozessverbesserungen und Systemimplementierungen
- Integrationen von Salesforce und Netsuite
- Potenzielle Implementierung von Netsuite ARM
- Globale Expansion und Beteiligung an potenziellen Integrationen aus Fusionen und Übernahmen
- Unterstützung anderer Buchhaltungsmitarbeiter bei der Implementierung von Systemen/Prozessänderungen

**Qualifikationens**:

- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in den Bereichen Auftragsverwaltung, Kundendienst und/oder Logistik erforderlich
- Erfahrung mit Sales Force, NetSuite erwünscht
- Ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Kundenservice und Kundenb