Executive Assistant - Herzogenaurach, Deutschland - adidas

adidas Herzogenaurach, Deutschland

vor 2 Wochen

Beschreibung

Purpose

Ensure outstanding administrative support to the (Senior) Vice President or a group of Vice Presidents
Support communication tasks, presentation creation, workshop conception and preparation, etc.

Key Accountabilities

Calendar management of supporting VPs, incl. planning, organizing and coordinating internal & external meetings/conferences, workshops, etc., incl. room bookings
Creation of presentations
Proactive / independent execution of special projects and tasks
Creating announcements and newsletters
Taking on administrative and coordination tasks, as well as carrying out operational tasks under the supervision of the respective department heads in charge
Independently handle all correspondence to ensure a timely and accurate response
Process correspondence, memos, minutes, reports and confidential documents as well as maintain and update files, records, organizational charts and other graphical representations.
Organize, coordinate and handle travel for supported Vice Presidents & selected team members, including flight and hotel bookings, visa applications, vehicle reservations and airport pick-up arrangements, as well as immediate resolution of issues
Preparing travel expense reports
Manage the department's cost centers on a global level, including regular monitoring of budgets, approval of invoices to ensure accurate accounting procedures
Main contact person for information management (e.g. on the intranet), Ensure that the content of the intranet is up to date
Check and eliminate problems in the existing systems and processes that are not immediately apparent
Administrative responsibility for trainees (e.g. BMP) to ensure that internal training targets are met and for temporary employees within the respective department

General tasks

Administration of the purchasing platform with creation of shopping carts as well as purchase orders. If required, requests for quotations from internal and external suppliers. Creation and administration of material and supplier data. Monitoring of orders, booking of incoming goods and preparation of invoice verification
Coordination and administration of investment applications and asset numbers as well as invoice verification in coordination with the SSC
Administration of the investment application workflow
Applying for investments (e.g. IT and communication support when applying for new laptops, cell phones) and transferring invoices
Ordering office supplies
Master data creation for temporary employees (< 1 year) and external employees in self-service tool
Coordination & administration of video conferences
Maintaining the data system as instructed
Support in setting up new offices and relocations within the HQ
Maintain vacation planning for the team
Proofread documents/presentations
Knows, understands and provides information on standards and procedures

Authorizations

i. A.

Main contacts

Europe Finance Vice President FP&A, Demand Planning, Transf4rm
Direct reports from the supporting Vice Presidents
Collaboration with all areas relevant to task fulfillment (e.g. IT / Comms teams, Business Development, GBS, Travel Mgmt, etc.)
HR

Knowledge, Capabilities and Experience

Very good organizational skills and a high degree of pro-active and independent working
Very good communication skills and very good written and spoken English skills
Absolute discretion and confidentiality
A high degree of service orientation when dealing with internal and external stakeholders and clients
Creativity, curiosity and self-motivation to identify and implement improvements in the designated work area
Excellent knowledge of Microsoft Office (especially Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
Excellent knowledge of SAP
Experience in project management is desirable
Good understanding of numbers
Advanced knowledge of new media & applications (generative AI, etc) is desirable

Qualifications

4+ years of professional experience
Professionally experienced and fully qualified/trained
Both theoretical and practical knowledge, including knowledge of company policies and business practices
Good knowledge of related fields of work

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