- Support the EICAT Head of External Scientific Training by taking the lead on operational strategy for, and delivery of the EMBL Course and Conference Programme.
- Collaborate with scientists, fellow members of EICAT's leadership and other stakeholders on all aspects of the planning, organisation, and hosting of international scientific meetings and advanced scientific training courses.
- Develop the structure, size and working processes of the operational team in alignment with the growth of the Course and Conference Programme.
- Oversee, maintain and develop the professional practices and processes to efficiently deliver the Programme to consistently excellent quality standards, in state of the art formats and with a high-level of service orientation.
- Lead the recruitment, development and management of 20+ full time members of staff.
- Directly lead and supervise five team leads for course and conference organisation, marketing, and finances and sponsorship.
- Directly supervise the CCO's central support team: the CCO Administrator and the Events Coordinator.
- Coordinate and distribute tasks and allocate resources to projects across the team.
- Initiate and steer working groups and developmental projects to ensure ongoing advancement of the programme and services.
- Procure and manage via contract, all of the external services in the Heidelberg region required to deliver the programme including a network of partner hotels, group and individual transport providers, entertainers, restaurants and function venues etc.
- Liaison and negotiation for the securing of external venues internationally when required for offsite events.
- Collaboration with internal service partners, maintaining strong working relationships with catering, facilities management, audio-visual services, transport, health and safety office etc. Ensure quality and value for the participants.
- Oversee the securing and application management within the team of the range of specialist software and digital services required for the production of the events, notably CRMs and events management software, payment gateways, project management and marketing tools.
- Direct and supervise the ongoing development of technology and platform design for virtual and hybrid conferences and courses.
- Financial management of the annual EMBL Course and Conference Programme and of the office operation, balancing income and expenditure to meet budget: benchmarking and forecasting, securing the income streams, overseeing grant application rounds, sponsorship acquisition, cost control and reporting.
- Support the EICAT Head of External Scientific Training in all operational aspects of the scientific programme development (e.g. support for operation of scientific committees, programme scheduling etc.).
- Responsible for ensuring a comprehensive events marketing strategy is in place for the EMBL Course and Conference Programme.
- Oversight of the digital and offline marketing channels, ensuring quality, effectiveness and efficiency.
- Ensure the implementation of processes for the metrics, analytics, feedback, statistics and reporting to inform decision making and direction of the programme.
- Personally take on overall project management of certain key events and lead in the coordination of non-standard or new projects as necessary.
- Oversee the professional venue management of the Advanced Training Centre.
- Directly lead the day-to-day operation of the hybrid office maintaining the CCO as an attractive working environment, enabling a high level of productivity through a positive and supportive team working culture and good communication.
- Reflect the value EMBL places on sustainability and inclusivity in the programme delivery, meeting agreed standards and working to continuously improve in both areas.
- University level education
- A track record of successes in the organisation and marketing of international events programmes.
- Ten or more years of team leadership experience in the events management profession.
- Ten or more years of 'hands-on' experience in the organisation of conferences and training courses.
- A good understanding of digital marketing for events and awareness of current tools and channels.
- Financial acumen and prior responsibility for €m budgets with a sound knowledge of budgetary control, basic accounting concepts and financial reporting.
- Excellent command of the English language (both written and spoken), as well as a solid working knowledge of German.
- A high level of computer literacy is required, including:
- Solid work experience with a commercial event CRM database
- Microsoft Office and Google's suite of web apps
- Project management and team communication tools
- Content management systems for websites
- Work experience with virtual conference and webinar platforms and softwares
- Formal training in events or project management and / or marketing.
- Training in team leadership or people management and associated skills
- Commercial services management experience in the academic or research sectors
- Sufficient proficiency in the national languages of other EMBL locations to liaise with local event suppliers, venues and service teams The candidate should possess the excellent interpersonal skills and cultural awareness required to succeed in an international setting, paired with a service-oriented attitude, outstanding communication, organisational and leadership skills as well as a high level of attention to detail and accuracy. Last but not least we are looking for a team player with the ability to establish good working relationships, build networks and to support and co-operate with others in the collaborative spirit of the EMBL.
- Financial incentives: Monthly family, child and non-resident allowances, annual salary review, a pension scheme, death benefit, long-term care, accident-at-work and unemployment insurances.
- Flexible working arrangements.
- Certified training and continued development of your professional and personal skills.
- Private medical insurance for you and your immediate family.
- Generous time off: 30 days annual leave per year.
- Relocation package including installation grant (if required).
- Family benefits: 10 days of child sick leave, generous parental leave and monthly family and child allowances Benefits for non-German residents: Visa exemption, education grant for private schooling, financial support to travel back to your home country every second year and a monthly non-resident allowance.
- The contract duration is of 3 years, renewable to a maximum of 9 years. With clear progression opportunities within the team.
- International applicants: We recruit internationally and successful candidates are offered visa exemptions.
- The working language of the institute is English, German is considered to be advantageous here.
- Diversity and inclusion: At EMBL, we strongly believe that inclusive and diverse teams benefit from higher levels of innovation and creative thought, therefore we welcome all individuals to apply.
- Job location: This role is based in Heidelberg, Germany. You will be required to relocate if you are based elsewhere and you will receive a generous relocation package to support you.
-
Marketing Und Event Management
vor 2 Wochen
OSBRA – Formteile GmbH Karlsruhe, DeutschlandSecorvo Security Consulting GmbH · Marketing und Event Management (w/d/m) · Ab sofort gesucht (unbefristet) · 35-40 h pro Woche · Kein Gehalt angegeben · Teilweise Homeoffice möglich · Wir suchen Sie Für die Bereiche Marketing und Event Management (w/d/m) zum nächstmöglichen Zeit ...
-
Werkstudent Event Management
vor 1 Woche
Disy Informationssysteme GmbH Karlsruhe, DeutschlandWir entwickeln mit Begeisterung und Kreativität unsere Kerntechnologie disy Cadenza und darauf aufbauend vielfältige individuelle Lösungen, mit denen wir den Markt erobern. Unser Herz schlägt für Daten mit geografischem Bezug. Hier gehen wir neue Wege, in dem wir Methoden aus der ...
-
Werkstudent:in Im Bereich Event-management
vor 3 Wochen
KI Bundesverband e.V. Heilbronn, DeutschlandStarte in Deutschlands größtem KI-Unternehmensnetzwerk · Wir sind überzeugt, dass wir im globalen Wettbewerb nur bestehen können, wenn sich die klügsten Köpfe und Vordenker: innen dafür entscheiden, in der Europäischen Union zu gründen, zu forschen und zu lehren. Als moderner und ...
-
Werkstudent:in Im Bereich Event-management
vor 2 Wochen
KI Bundesverband e.V. Heilbronn, DeutschlandStarte in Deutschlands größtem KI-Unternehmensnetzwerk · Wir sind überzeugt, dass wir im globalen Wettbewerb nur bestehen können, wenn sich die klügsten Köpfe und Vordenker: innen dafür entscheiden, in der Europäischen Union zu gründen, zu forschen und zu lehren. wir. Als moderne ...
-
Werkstudent Event Management Hybrid Work
vor 4 Tagen
1&1 Mail & Media Applications SE Karlsruhe, DeutschlandÜber uns · - und Kommunikationsplattform im DACH-Raum. Aus dieser starken Marktposition heraus entwickeln wir Services und Apps, die das digitale Leben vereinfachen - von Office-Tools und Cloud-Speicher bis hin zum persönlichen ID-Management. · Ihre Aufgaben · Die Arbeitswelt ist ...
-
MVV Energie Mannheim, Deutschland**Kennziffer: **: · **Möglicher Start**: · - ab sofort · **Arbeitszeit**: · - Teilzeit · **Unternehmen**: · - MVV Energie AG · **Standort**: · - Mannheim, teilweise Home-Office · **Funktionsbereich**: · - Vertrieb / Marketing / Kommunikation · **Einstiegsart**: · - Werkstudenten ...
-
Werkstudent (M/w/d) Event Management
vor 1 Woche
init innovation in traffic systems SE Karlsruhe, Deutschland**Du interessierst dich für die Organisation von Events? Darüber hinaus interessierst Du dich für weitere Bereiche im Personalmarketing?**: · - Wir bieten Dir vielfältige Aufgaben und bestes Teamwork. Bei uns erhältst Du umfassende Einblicke in die neusten Personalmarketing und E ...
-
1&1 Mail & Media Applications SE Karlsruhe, DeutschlandÜber uns · - und Kommunikationsplattform im DACH-Raum. Aus dieser starken Marktposition heraus entwickeln wir Services und Apps, die das digitale Leben vereinfachen - von Office-Tools und Cloud-Speicher bis hin zum persönlichen ID-Management. · Ihre Aufgaben · Die Arbeitswelt ist ...
-
Internship in Event Management
vor 3 Wochen
Lidl Stiftung & Co. KG Neckarsulm, Deutschland PraktikumSHIPQualität zum guten Preis möglichst vielen Menschen anbieten zu können treibt uns an - mittlerweile weltweit, denn wir sind Lidl. Wir suchen Anpacker, Durchstarter, Möglichmacher und bieten spannende Aufgaben und Projekte in einem dynamischen und internationalen Umfeld. Dein Profi ...
-
Teamlead - Event Management (m/f/d)
vor 3 Wochen
European Molecular Biology Laboratory (EMBL) Heidelberg, DeutschlandHead of Course and Conference Office · Training · EMBL Heidelberg · EMBL is Europe's life sciences laboratory - an intergovernmental organisation with more than 80 independent research groups covering the spectrum of molecular biology. EMBL has around 1,900 members of personnel f ...
-
Marketing
vor 1 Woche
Curagita AG Heidelberg, Deutschland**Stellenanzeige**: · **Marketingmanager (gn)**: · **Perfect Match, wenn du**: · - strukturiert, kreativ und digital denkst · - Marketing als strategischen Ansatz verstehst · - Prozesse managen kannst und kommunikationsstark bist · - Gut: Ausbildung/Studium BWL/Marketing · - Bess ...
-
Marketing
vor 2 Wochen
Curagita AG Heidelberg, Deutschland**Stellenanzeige**: · **Marketingmanager (gn)**: · **Deine Aufgaben**: · - Unternehmens-/Dienstleistungsmarketing Curagita · - Weiterentwicklung digitaler und innovativer Kundenbindung · - Employer Branding · - Beratungs-/Managementprojekte Praxismarketing für radiologische Praxe ...
-
hte GmbH Heidelberg, Deutschland**Ihre Aufgaben**: · - Du unterstützt bei Markt · - und Wettbewerbsanalysen und hilfst bei der Vorbereitung und Organisation von Messen und Events. · - Zu deinem Aufgabengebiet gehört die Mitarbeit bei der Social Media Kommunikation sowie unserer Website inkl. Reporting und Monit ...
-
Werkstudent Social Media Marketing
vor 1 Woche
Prodium Consulting GmbH Heidelberg, Deutschland**Wer sind wir?** · - Die Prodium Consulting GmbH ist ein **Beratungsunternehmen (Start-up), **mit Sitz in Heidelberg, dass seine Kunden zu allen Belangen des **Projekt Management** berät und unterstützt, und deren Projekte erfolgreich durchführt. · - Zur Erstellung von **Angebot ...
-
hte Aktiengesellschaft Heidelberg, DeutschlandTo strengthen our team, we are looking for: · **Werkstudent (m/w/d) Marketing & Business Development**: · **Your tasks**: · - Du unterstützt bei Markt · - und Wettbewerbsanalysen und hilfst bei der Vorbereitung und Organisation von Messen und Events. · - Zu deinem Aufgabengebiet ...
-
Werkstudent (M/w/d) Marketing & Business Development
vor 3 Wochen
hte Aktiengesellschaft Heidelberg, DeutschlandTo strengthen our team, we are looking for: · **Werkstudent (m/w/d) Marketing & Business Development**: · **Your tasks**: · - Du unterstützt bei Markt · - und Wettbewerbsanalysen und hilfst bei der Vorbereitung und Organisation von Messen und Events · - Zu deinem Aufgabengebiet g ...
-
Office Management
vor 2 Wochen
sovanta AG Heidelberg, Deutschland**Die sovanta AG optimiert den Einsatz von SAP mit Hilfe von Software Development, UX Design und künstlicher Intelligenz.** · Du hast Erfahrung im Bereich Office Management? Du denkst mit, trägst Verantwortung, hast Freude daran, das Unternehmen zu repräsentieren und liebst einen ...
-
Marketing(Gn)
vor 2 Wochen
Curagita AG Heidelberg, DeutschlandCuragita ist ein bundesweit führender, arztzentrierter Radiologie-Praxisdienstleiter. Wir bieten mit einem hoch qualifizierten, interdisziplinären Team innovative Dienstleistungen für radiologische Praxen und insbesondere für unser Radiologienetz mit seinen 100 Mitgliedspraxen an ...
-
Trainee Customer Success
vor 2 Wochen
sovanta Heidelberg, Deutschland**Die sovanta AG optimiert den Einsatz von SAP mit Hilfe von Software Development, UX Design und künstlicher Intelligenz.** · Du möchtest nach deinem abgeschlossenen Studium mit einem abwechslungsreichen Trainee Programm ins Berufsleben starten? Dann freuen wir uns auf deine Bewe ...
-
Trainee Sales
vor 3 Wochen
sovanta Heidelberg, Deutschland**Die sovanta AG optimiert den Einsatz von SAP mit Hilfe von Software Development, UX Design und künstlicher Intelligenz.** · Du möchtest nach deinem abgeschlossenen Studium mit einem abwechslungsreichen Trainee Programm ins Berufsleben starten? Dann freuen wir uns auf deine Bewe ...