Sekretär in - Berlin-Steglitz, Deutschland - BAM Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung

BAM Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung

Geprüftes Unternehmen

Berlin-Steglitz, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Fachbereich 8.5 - Mikro-ZfP
Gesucht wird zur Verstärkung unserer Teams in den Fachbereich "Mikro-ZfP" in Berlin-Steglitz zum ein*e

**Sekretär*in (m/w/d)**

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden

**Ihre Aufgaben**:

- Selbstständiges Führen des Sekretariats des Fachbereichs 8.5
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Terminverwaltung und -verfolgung, Materialbeschaffung, Erteilung von Auskünften und Beantwortung von Anfragen sowie Erledigung der Ablage
- Dienstreiseplanung (national und international) und Vorbereitung der Abrechnung für die Fachbereichsleitung und Mitarbeiter*innen des Fachbereichs
- Bestellungen, sowie Erstellung von Rechnungen und Kostenbescheiden sowie Überprüfung der Zahlungseingänge
- Vor
- und Nachbereitungstätigkeiten im Rahmen von Personalauswahlverfahren
- Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, auch von Webkonferenzen; Besucher*innenbetreuung (national/international), sowie Assistenz während der Veranstaltungen
- Erstellung und Pflege von Statistiken; Erstellung von Budgetübersichten für die Fachbereichsleitung
- Pflege von Datenbanken (z.B. Publica)
- Selbstständige Erstellung von Korrespondenz und Protokollen in deutscher und englischer Sprache
- Organisatorische Betreuung von in
- und ausländischen Besucher*innen und neuen Mitarbeiter*innen
- Betreuung von Auszubildenden

**Ihre Qualifikationen**:

- Eine mit mindestens gut abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen, vor allem Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
- Sicherer Umgang mit Dokumentationsprogrammen wie z.B. Acrobat Reader
- Sicherer Umgang mit Software für Webkonferenzen
- Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen und mit einem ERP-System
- Erfahrung mit Publica und anderen Datenbanken (z.B. SAP)
- Erfahrung bei der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen; Erfahrung mit Beschaffungen und deren Prozessen
- Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
- Sehr gute deutsche sowie gute englische Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift (zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil)
- Sehr gutes Zeit
- und Prioritätenmanagement
- Erfahrungen in der Projektassistenz
- Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung
- Strukturierte und proaktive Arbeitsweise (Ansprechpartner*in für die Mitarbeiter*innen des Fachbereichs 8.5)
- Sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise; Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Selbständige Arbeitsweise und Organisationsvermögen; Ergebnis
- und problemlösungsorientierte Arbeitsweise
- Gute Auffassungsgabe
- Hohe Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- Sicheres und souveränes Auftreten, hohes Maß an Teamfähigkeit

**Unsere Leistungen**:

- Attraktive Position an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
- Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit anderen Behörden, Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
- Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten
- Breites Angebot an Aus
- und Fortbildung

**Ihre Bewerbung**:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 132/23-8.5 auch per Post an folgende Anschrift senden:
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin

Die BAM verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Darüber hinaus unterstützt die BAM die Eingliederung schwerbehinderter Menschen und begrüßt daher ausdrücklich auch deren Bewerbungen. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung der Bewerbungsunterlagen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.