Mehrere Bürosachbearbeiter innen - Berlin, Deutschland - Deutsches Archäologisches Institut

Deutsches Archäologisches Institut

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Kennziffer: 22/2024**:
**mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d)**:
**Stellenangebot**

Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) ist eine weltweit führende Forschungseinrichtung im Bereich der Archäologie und Altertumswissenschaften. Es ist dem Auswärtigen Amt, einer obersten Bundesbehörde, nachgeordnet und leistet an seinen insgesamt 20 Standorten europa

Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams für die Zentrale Hauptverwaltung in Berlin (Arbeitsbereiche Personal, Haushalt und Innerer Dienst) sowie für die örtlichen Verwaltungsleitungen in Berlin und Bonn suchen wir kurzfristig

**mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d)**

**(Kennziffer 22/2024)**

in Voll
- oder Teilzeit als Tarifbeschäftigte*r im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungs
- verhältnisses. Das Entgelt richtet sich in Abhängigkeit von den persönlichen Voraussetzungen und des Aufgabenbereichs **von Entgeltgruppe 6 bis Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund**. Bei Tarifbeschäftigten des Bundes ist zunächst eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum DAI vorgesehen.

Unsere Verwaltung verfügt über vielfältige, verantwortungs
- und anspruchsvolle Arbeitsbereiche.

**Bürosachbearbeitung im Personalbereich**:

- Mitwirkung bei der Personalgewinnung durch Bearbeitung von standardisierten Stellenausschreibungsverfahren
- unterstützende Mitarbeit in der Personalverwaltung von der Einstellung bis zum Ruhestand/Renteneintritt für Beamt*innen und Tarifbeschäftigte einschließlich der erforderlichen Datenerfassung und -Pflege in EPOS (perspektivisch PVS+)
- Mitwirkung bei der Erstellung von Statistiken
- Unterstützende Mitarbeit im Fortbildungsmanagement

**Bürosachbearbeitung im Inneren Dienst**:

- Unterstützung bei Beschaffungs
- und Vergabeangelegenheiten
- Zahlungsverkehr und Buchführung sowie Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden Unterlagen
- Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur

**Bürosachbearbeitung im Referat Finanzen (Haushalt/ Fördermittel)**:

- Zahlungsverkehr und Buchführung: Erstellen von Kassenanordnungen mittels SAP
- Einnahmebuchhaltung im HKR-Verfahren, Forderungsmanagement
- Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden Unterlagen
- Bearbeitung von Betriebsmittel-, Projekt
- und Grabungsabrechnungen
- Abgleich von Konten (HKR/SAP/Betriebsmittel)
- Prüfen von Monatsabrechnungen
- Führen/Pflege/Erstellen und Auswerten von Statistiken und Datenbanken
- Bearbeitung von Fördermittelangelegenheiten, insbesondere Antragsverwaltung, Anlage und Archivierung von Projekten, Budgetüberwachung der einzelnen Projekte, Mittelanforderungen, Mithilfe bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen

**Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Abteilungen Orient und Eurasien in Berlin**:

- Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben für die Orient
- und die Eurasien-Abteilung sowie der dazugehörenden Außenstellen, insbes.:

- Zahlungsverkehr und Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden Unterlagen
- Überwachung der Inventarisierung der Außenstellen
- Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung Interflex

**Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Kommission für Archäologie Außereuropäischer Kulturen (KAAK) in Bonn**:

- Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung bei Beschaffungs
- und Vergabeangelegenheiten
- Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung
- Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur
- Buchungen Bahn / Flug über Travel Management Bund-OBE
- Betreuung der Pforte, Telefonzentrale einschließlich Poststelle
- Kleinere Hausmeistertätigkeiten

Die Beschreibung der Aufgabengebiete ist nicht abschließend und kann aufgrund von Veränderungen der dienstlichen Erfordernisse angepasst werden.

**Anforderungsprofil**

Vorausgesetzt werden:

- die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in der allgemeinen Verwaltung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte*r oder Kauffmann/-frau für Büromanagement)
- deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedsstaates der EU oder EFTA
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Bewerbung für KAAK)

Erwünscht sind:

- sicherer Umgang mit den Anwendungen des Microsoft Office-Pakets
- SAP-Anwendungskenntnisse

Sie bringen das Interesse für eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung mit einem internationalen Umfeld in einer kulturwissenschaftlich geprägten Forschungsinstitution mit. Sie arbeiten zuverlässig, fachlich fundiert, lösungs
- und dienstleistungsorientiert und haben ein sicheres und freundliches Auftreten.

Von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des DAI wird eine