Vorzimmerkraft in Der Zentralabteilung - Rhein-Main-Gebiet, Deutschland - Hessisches Kultusministerium

Hessisches Kultusministerium

Geprüftes Unternehmen

Rhein-Main-Gebiet, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Vorzimmerkraft in der Zentralabteilung (Personal, Recht, Organisation, Kultusangelegenheiten) des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen in Wiesbaden
- Hessisches Kultusministerium

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- Über uns

In der Zentralabteilung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Vorzimmerkraft (w/m/d) unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt grundsätzlich außertariflich in Entgeltgruppe 8/9a TV-H.

Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Wir sind eine moderne, bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen ist die oberste Schulaufsichtsbehörde und übernimmt zentrale Planungs
- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik wie beispielsweise die Bildungsplanung, die Entwicklung von Kerncurricula, die Lehrerstellenzuweisung und die Konzeption der Lehreraus
- und -fortbildung. Ziel der Arbeit im Ministerium sowie der nachgeordneten Dienststellen ist es, die Schul

Ihre Aufgaben
- Der Aufgabenbereich des Vorzimmers umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:
- Terminvereinbarung und -pflege für den Zentralabteilungsleiter
- Führung und Überwachung des Wiedervorlagensystems, hierbei insbesondere Nachfragen an die Fachreferate und Fachabteilungen
- Zusammenstellung und Vorlage der Terminunterlagen
- telefonische und schriftliche Korrespondenz
- Aktenführung und Erstellung der Wiedervorlagen im elektronischen Aktenführungssystem DOMEA
- Organisation von Dienstreisen, von Sitzungen sowie Empfang von Gästen
- Ausstellung von Dienstausweisen
- Mitarbeit bei der Zeiterfassung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums mittels des Zeiterfassungssystems AIDA (u.a. Führen und Verwalten der Urlaubskonten einschl. der Urlaubsberechnung, Bearbeitung der Krankenvorgänge, Dienstbefreiungen)
- Eintragungen im Zeiterfassungssystem für die Abteilung (Urlaub, Dienstreisen etc.)

Unsere Anforderungen
- Das sollten Sie an beruflichen Qualifikationen, Erfahrungen und Kenntnissen mitbringen:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer einschlägiger Ausbildungsabschluss
- Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, Vorstandsassistenz, Büromanagement oder vergleichbaren Bereichen
- Sicherheit in der Rechtschreibung und Zeichensetzung
- aktuelle IT-Anwenderkenntnisse: Microsoft Office Programme, DOMEA sowie möglichst SAP-Kenntnisse

Was wir besonders an überfachlichen Kompetenzen von Ihnen erwarten:
- sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität einschließlich der Bereitschaft zur Leistung von Überstunden im Bedarfsfall
- hohe Planungs
- und Organisationsfähigkeit
- Verantwortungsbewusstsein
- ausgeprägte Teamfähigkeit
- kompetentes und professionelles Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen und Externen
- Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit

Unsere Angebote

Es erwartet Sie ein sicherer und familienfreundlicher Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten des mobilen Arbeitens. Als Beschäftigte bzw. Beschäftigter des Landes Hessen kommen Sie außerdem in den Genuss des "LandesTicket Hessen". Mit diesem haben Sie nicht nur freie Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV). Es beinhaltet auch die Möglichkeit von montags bis freitags ab 19:00 Uhr und am Wochenende sowie an Feiertagen ganztags einen Erwachsenen und alle zum Haushalt gehörenden Kinder bis 14 Jahre kostenfrei mitzunehmen.

Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen trägt das Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen.

Wir bieten Ihnen ein anspruchsvolles Betätigungsfeld und sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten im Dienst des Landes Hessen.

Allgemeine Hinweise
- Die Stelle ist grundsätzlich teilbar, wenn sie zeitlich voll ausgefüllt werden kann. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, würden wir uns über Ihre Bewerbung freuen. Bitte bewerben Sie sich über das Bewerber-/Karriereportal des Landes Hessen. Die üblichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Schwerbehindertenausweis etc.) laden Sie bitte innerhalb des Bewerbungsvorgangs dort hoch.
- Eventuelle Rückfragen richten Sie bitte an folgende Kontaktpersonen:
- Frau Urig, Vorzimmer in der Zentralabteilung / Abteilung Z (Tel oder Herr Petry, Leiter der Zentralabteilung (Tel für Fachfragen
- Frau Jonas, Personalreferat / Referat Z.1 (Tel für Verfahrensfragen