Administrative and Accounting Staff - Berlin, Deutschland - Caster Co. Ltd.

Beschreibung

Administrative and Accounting Staff

(m/w/d)

We are currently on a mission to find a skilled professional who would join our growing international team. If you are located in Berlin and looking for a hybrid role and a very diverse team with multiple nationalities, then Caster is the place for you.

About Us:

Since 2014, Caster Co. Ltd provides one-stop online assistant support to our clients with a wide range of business solutions ranging from daily tasks to highly specialised activities, including secretarial work, sales and marketing, HR, accounting, creative, translation and more.

With over 1000 members across our Japan HQ, we are currently engaged in a global expansion project with our first international branch set up in Germany in September 2022.

Interested in learning more? Visit: http://casterbiz-

Job Details:

1. Administrative Support:

• Office management, including inventory management, office contract, card key management and all other related to manage our Berlin Office
• Rental PC management
• Maintain accurate records of rental PC inventory
• Coordinate documents with employees at onboarding and offboarding
• Prepare rental PCs for cleaning unnecessary files, configuring settings and ensuring hardware functionality based on the instructions from our Facility Team
• Purchasing new rental PCs
• Receiving rental PCs from the offboarding members, sending Pcs to onboarding members
• Coordinate travel arrangements and accommodations for staff as needed
• Arrange with broken rental PCs
• Other tasks related to the rental PC management
• Handle incoming and outgoing correspondence including letters, email and phone calls
• Facility management including office IP phone
• Foster a positive work environment by promoting staff engagement initiatives and organising team-building activities with the HR team
• Other tasks related to administrative tasks including communication and coordination

1. Accounting Tasks

• Process accounts payable and receivable transactions accurately and in a timely matter aligning company schedule
• Assist in the preparation of financial reports including balance sheets, income statements, and cash flow statements with external accounting agency and the Accounting Department of headquarter
• Reconcile invoices and statements, resolving any discrepancies with vendors, contractors and clients
• Maintain accurate records of financial transactions and ensure compliance with company policies and procedures
• Payment and reimbursement request management
• Revenue and cost control
• Tax accounting with external accounting agency
• Payroll
• Payroll processing with the HR team and the external payroll agent by ensuring compliance with German low and tax withholding
• Benefit administration including health insurance arrangement
• Issuing invoices and management of our service providers
• Set Up an accounting procedure for subsidiary, and responsible in accounting after subsidiary setup
• Invoice management
• Bank balance management
• Facilitate and coordinate intercompany transactions
• Audit support
• Other work related to accounting

What we offer:

• Hybrid working model (1-2 days a week in the office)
• Working with international team

What you bring:

• 3+ years of experience in accounting or finance roles (at least 1 year of experience in accounting or finance roles in Germany)
• Experience with DATEV
• C1 level or above both in English and German
• Experience in setting up tasks and procedures from scratch
• Ability to adopt in new online tools and softwares
• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to work independently

Good to have:

• Work experience with a multinational company
• Experience with establishing a new company, branch, or subsidiary
• Experience with Slack

Contract Type:

Full-time, permanent, 6 months probation period

Work Hours:

7 hours per day (Flexible full-time), Monday to Friday

Salary:

2,900-3,500€ per month -depends on qualification

Contact Information:

Sounds good?:)

Then please send us your CV in English and your portfolio (or samples of work) to -

Admin Manager (Team Lead) (m/w/d)

Wir sind derzeit auf der Suche nach einem gut ausgebildeten Kollegen, um unser schnell wachsendes, internationales Team zu verstärken. Wenn du in Berlin wohnst und gerade eine hybride Stelle in einem internationalen Team suchst, dann ist Caster genau richtig für dich.

Unser Hintergrund:

Seit 2014 bietet Caster Co. Ltd. one-stop online Dienstleistungen an. Diese beziehen sich von täglich zu erfüllende Büroarbeiten bis hin zu hochspezialisierten Tätigkeiten, wie z.B. in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Personal, Buchhaltung, kreative Arbeit und Übersetzungen, um nur einige zu nennen.

Mit über 1000 Mitarbeitern in der japanischen Unternehmenszentrale hat Caster das Ziel der globalen Expansion, weshalb 2022 die erste internationale Zweigniederlassung in Deutschland eröffnet wurde.

Mehr Informationen unter: http://casterbiz-

Deine Aufgaben:

1. Administrative Unterstützung:

• Büromanagement, einschließlich Bestandsverwaltung, Bürovertragsverwaltung, Kartenschlüsselverwaltung und alles andere, was mit der Verwaltung unseres Berliner Büros zusammenhängt
• Verwaltung von Leih-PCs
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den Bestand an Leih-PCs
• Koordinieren Sie Dokumente mit Mitarbeitern beim Onboarding und Offboarding
• Bereiten Sie Leih-PCs gemäß den Anweisungen unseres Facility-Teams für die Bereinigung unnötiger Dateien, die Konfiguration von Einstellungen und die Sicherstellung der Hardware-Funktionalität vor
• Kauf neuer Leih-PCs
• Empfang von Leih-PCs von austretenden Mitgliedern, Versenden von PCs an Onboarding-Mitglieder
• Koordinieren Sie nach Bedarf Reisevorbereitungen und Unterkünfte für das Personal
• Weitere Aufgaben im Zusammenhang mit der Leih-PC-Verwaltung
• Bearbeiten Sie eingehende und ausgehende Korrespondenz, einschließlich Briefe, E-Mails und Telefonanrufe
• Facility Management inklusive Büro-IP-Telefon
• Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld, indem Sie Initiativen zum Mitarbeiterengagement fördern und Teambuilding-Aktivitäten mit dem HR-Team organisieren
• Weitere Aufgaben im Zusammenhang mit Verwaltungsaufgaben, einschließlich Kommunikation und Koordination

1. Buchhaltungsaufgaben

• Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorentransaktionen und zeitnahe und Abstimmung mit dem Unternehmensplan
• Unterstützen Sie bei der Erstellung von Finanzberichten einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen mit externen Buchhaltungsagenturen und der Buchhaltungsabteilung der Zentrale
• Gleichen Sie Rechnungen und Kontoauszüge ab und klären Sie eventuelle Unstimmigkeiten mit Lieferanten, Auftragnehmern und Kunden
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Finanztransaktionen und stellen Sie die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren sicher
• Verwaltung von Zahlungs- und Erstattungsanträgen
• Umsatz- und Kostenkontrolle
• Steuerbuchhaltung mit externer Buchhaltungsagentur
• Lohn-und Gehaltsabrechnung
• Lohnabrechnung mit dem HR-Team und dem externen Lohnbuchhalter unter Sicherstellung der Einhaltung der Steuereinbehaltung
• Leistungsverwaltung einschließlich Krankenversicherungsvereinbarung
• Rechnungsstellung und Verwaltung unserer Dienstleister
• Richten Sie ein Buchhaltungsverfahren für die Tochtergesellschaft ein und übernehmen Sie die Verantwortung für die Buchhaltung nach der Einrichtung der Tochtergesellschaft
• Rechnungsverwaltung
• Verwaltung des Bankguthabens
• Erleichtern und koordinieren Sie konzerninterne Transaktionen
• Audit-Unterstützung
• Sonstige Arbeiten im Zusammenhang mit der Buchhaltung

Was wir dir bieten:

• Hybrides Arbeitszeitmodell (1-2 Tage im Büro)
• Arbeiten mit einem internationalem Team

Was du mitbringen solltest:

• 3+ Jahre Erfahrung in Buchhaltungs- oder Finanzfunktionen (mindestens 1 Jahr Erfahrung in Buchhaltungs- oder Finanzfunktionen in Deutschland)
• Erfahrung mit DATEV
• C1-Niveau oder höher sowohl in Englisch als auch in Deutsch
• Erfahrung in der Einrichtung von Aufgaben und Verfahren von Grund auf
• Fähigkeit, neue Online-Tools und Software zu übernehmen
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, selbständig zu arbeiten

Was noch nützlich ist:

• Berufserfahrung bei einem multinationalen Unternehmen
• Erfahrung mit der Gründung eines neuen Unternehmens, einer Niederlassung oder einer Tochtergesellschaft
• Erfahrung mit Slack

Vertragsart:

• Vollzeit, unbefristet (6 Monate Probezeit)

Arbeitszeit

• 7 Stunden pro Tag, Montag - Freitag, 1 Stunde Pause

Vergütung:

2,900-3,500 € brutto pro Monat; abhängig von deiner Qualifikation

Kontakt:

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