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    Executive Assistant - Berlin, Deutschland - KAYA

    KAYA
    KAYA Berlin, Deutschland

    vor 2 Wochen

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    Beschreibung
    ABOUT US

    KAYA is an environmental organisation started in 2023 by purpose-driven professionals with different cultural backgrounds and with several years of experience in nature conservation, clean energy, rural development, real estate, and e-commerce. KAYA's vision is to mitigate climate change by working with nature. In doing so, it also aspires to support the impacted communities and societies in accessing new livelihoods and becoming more resilient. KAYA's mission is to develop multi-year landscape-scale conservation and restoration projects in terrestrial ecosystems. It will bring the developed projects upon maturity to the market for payments for their ecosystem services.

    YOUR MISSION

    The Executive Coordinator will be responsible for providing administrative support to the CEO and in certain cases the team. You will provide advice, recommendations, and support in daily operations. The Executive Coordinator will work in close cooperation with leadership, staff, clients, vendors, and other business relations. You will manage diverse tasks, analyse situations, evaluate alternatives, and implement solutions to improve effectiveness in organisational processes.

    As Office Manager with a love for bringing people together, you are tasked to create a welcoming environment for everyone coming to our workspace. You are the point of information and are trusted to point in the right direction for every inquiry or request. This role will require the ability to work in a busy environment while attending to details, and to juggle different tasks with a hands-on attitude.

    YOUR RESPONSIBILITIES

    Executive Coordinator:
    • Support CEO with general executive tasks.
    • Manage CEO appointments and the executive schedule including creation of presentations, meeting agendas and meeting minutes.
    • Manage and review the flow of information, collaboration processes and communication between all departments and where necessary subsidiaries.
    • Support overall travel arrangements.
    • Own organisational meetings like our Bi-Weekly, i.e., build agenda and ensure readiness of departments & presentations.
    Office Manager:
    • Management and upkeep of the workspace.
    • Design and implement office policies by establishing guidelines and procedures.
    • Manage and report office administration budget and ensure timely payment of all office related expenses – all in close cooperation with our finance department.
    • Management of the complete office inventory.
    • Manage contract and price negotiations and liaise with office vendors and service providers such as facility managers, cleaning company, insurance agencies.
    • Handle insurances and security issues related to the company operations such as office insurances, data security and workspace security.
    • Implement and administer a data management system, both physical and digital, to ensure easy access and retrieval of documents.
    • Assist with onboarding new employees by providing all necessary equipment and familiarising them with our office space and policies.
    • Support with organising and managing organisational events.
    YOUR PROFILE
    • 2-3 years related experience with the possibility to see examples of work done.
    • Experience coordinating administrative processes and providing support to executive management.
    • Strong written and verbal communication skills in English, German and/or Portuguese is a plus.
    • Advanced Microsoft Office skills and experience creating engaging presentations.
    • Experience managing budgets and a basic understanding of corporate finance.
    • Rational and strategic thinking with problem-solving capabilities.
    • Ability to complete complex tasks quickly with little to no guidance.
    • Ability to deal with a variety of stakeholders.
    WHAT WE OFFER
    • Offer of a job with purpose.
    • Opportunity to work for the planet and people.
    • Opportunity to learn about climate change mitigation and adaptation from first-hand experience.
    • Global exposure through international colleagues and intercontinental work.
    • Possibility to become part of an organisation in its developmental phase.
    • Chance to experience life in Berlin.
    Please send us your latest CV (in English please) along with a summary on why you would like to work at KAYA. Potential start date is as early as or later. Please note, that along the interviewing process we may wish to contact former employers for reference of your work. In case of any questions to aid your application process, please write to Sandra Wulff at

    We at KAYA stand for equal opportunities and recruit based on capability and performance. We welcome everyone - who shares our passion and cares about contributing to our vision - to hand in your application.
  • LGC Limited

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    LGC Limited Berlin, Deutschland

    **Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung I Flexible Arbeitszeiten I Hybrides Arbeitsmodell I Voll · - oder Teilzeit I Unbefristeter Vertrag I Axolabs Berlin GmbH I Standort Berlin** · Die Zukunft gehört RNA-basierten Therapien. Die zur global agierenden LGC-Gruppe g ...

  • Anschutz Entertainment Group

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Anschutz Entertainment Group Berlin, Deutschland

    EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/d)**EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/d)** · **des Vice President Business and Legal Affairs, Germany**: · für die Anschutz Entertainment Group Germany - Unternehmensbereich Recht - am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt. · **WIR** · - **sind** eines der ...

  • PLU Top Assistant GmbH

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    PLU Top Assistant GmbH Berlin, Deutschland

    Direkteinstellung in Vollzeit · Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich "Executive Search" suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In dir ...

  • az GmbH Personalkonzepte

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    az GmbH Personalkonzepte Berlin, Deutschland

    **Über unseren Mandanten**: · Als Personalberatung suchen wir Sie als **Executive Assistant (m/w/d) mit** **Projektmanagement-Aufgaben** in direkter und unbefristeter Festanstellung bei unserem Mandanten, einem weltweit tätigen und renommierten Beratungsunternehmen in Berlin-Mitt ...

  • Anschutz Entertainment Group

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Anschutz Entertainment Group Berlin, Deutschland

    Executive Assistant (w/m/gn)**EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/gn) des Vice President Legal Germany**: · für die Anschutz Entertainment Group Deutschland Unternehmensbereich Recht am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt gesucht · **WIR** · - **sind** eines der weltweit führenden ...

  • AENEAS Group

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    AENEAS Group Berlin, Deutschland

    **Anstellung bei unserem Kundenunternehmen** · Job-ID: 19090 · Wir suchen für unser Berliner Kundenunternehmen - eine global agierende Rechts · - und Steuerberatung - eine Executive Assistant (m/w/d) für den Managing Partner und sein Team. Das Arbeitsumfeld ist eine der führenden ...

  • az GmbH Personalberatung

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    az GmbH Personalberatung Berlin, Deutschland

    Berlin · - Administration & Assistance · - Käufmännische Spezialist:in · **Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) **:ID: 4802 — Ansprechpartner:in: Christian Kersten · Teilzeit möglich · Homeoffice möglich · Bezahlte Weiterbildung · Betriebliche Altersvorsor ...

  • Steinbeis University – Schools of Next Practices GmbH

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Steinbeis University – Schools of Next Practices GmbH Berlin, Deutschland

    **Executive Assistant (m/w/d)** · Die Steinbeis University sucht am Standort Berlin **ab sofort** einen verantwortungsbewussten und sympathischen **Executive Assistant (m/w/d)** in Vollzeit (40h/Woche). · Als rechte Hand der Geschäftsleitung unterstützt Du diese gezielt und effiz ...

  • Oskar Böttcher GmbH & Co. KG

    Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Oskar Böttcher GmbH & Co. KG Berlin, Deutschland

    **Elektrogroßhandel | ab sofort | Vollzeit (38,5 Std.) | Berlin-Marienfelde** · Bundesweit bekannt als Elektrogroßhandel mit dem gewinnenden Lächeln, krempeln wir zusammen mit unseren Kunden die Ärmel hoch. Nahezu 1.000 Mitarbeiter an über 60 Standorten generieren dabei unsere Me ...

  • PiNCAMP

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    PiNCAMP Berlin, Deutschland Nebenberuflich

    **Was dich erwartet**: · Du hast Spaß an Zahlen, bist analytisch stark und hast ein Auge für gut gestaltete Präsentationen? Du bist ein zuverlässiges Organisationstalent und kannst komplexe Informationen klar kommunizieren? Dann bist du bei uns als Executive Assistant genau richt ...

  • Digital Spine

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Digital Spine Berlin, Deutschland

    **_Deep Tech meets Vertical Mobility _**_- wir erfinden vertikale Mobilität und Intra-Logistik mit patentierten _**_IoT Lösungen_**_ neu._ · - Mittels unserer einzigartigen, patentierten IoT/Cloud-Technologie transformieren wir Maschinen zum smarten Rückgrat der _**_vertikalen St ...

  • MILES Mobility

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    MILES Mobility Berlin, Deutschland

    Join the ride · Die Vision von MILES ist es, jede gefahrene Meile zu einer geteilten Meile zu machen. · In den vergangenen Jahren hat sich MILES als starke Marke und Eckpfeiler der urbanen Mobilität in den Städten, in denen wir tätig sind, etabliert. So wie unser Unternehmen, uns ...

  • SIGNA Holding GmbH

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    SIGNA Holding GmbH Berlin, Deutschland

    **Wir suchen eine/n** · **Executive Assistant** · **(m/w/d)** · **in Executive Assistant (m/w/d)** · Ihre zukünftige Rolle: · Sie arbeiten vorausschauend, sind proaktiv und behalten alles im Blick - als enge Vertrauensperson des CEO unterstützen sie in der Priorisierung und Koord ...

  • Mymoria

    Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Mymoria Berlin, Deutschland

    **mymoria ist ein modernes Bestattungshaus** · Wir sind ein modernes Bestattungshaus. Unser Anspruch ist es, transparent, bedürfnisorientiert und ortsunabhängig Menschen bei der Planung einer Bestattung zu beraten und zu begleiten. Wir denken das Thema Bestattungen neu - online u ...

  • MILES Mobility

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    MILES Mobility Berlin, Deutschland

    Join the ride · Die Vision von MILES ist es, jede gefahrene Meile zu einer geteilten Meile zu machen. · In den vergangenen Jahren hat sich MILES als starke Marke und Eckpfeiler der urbanen Mobilität in den Städten, in denen wir tätig sind, etabliert. So wie unser Unternehmen, uns ...

  • Bachmann Coaching

    Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Bachmann Coaching Berlin, Deutschland

    Hi Ich bin Julius. · Meine Mission ist es, unsere europäische Venture Community menschlicher zu machen. · Als zertifizierter Executive Coach (und ehemaliger Investor und Gründer) habe ich über 150 Gründer in ganz Europa gecoacht, beraten oder in sie investiert. In den letzten Jah ...

  • Mado Berlin

    Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Mado Berlin Berlin, Deutschland

    Für die Entlastung unserer Geschäftführung suchen wir das neue Team Mitglied das mit Enthusiasmus und Elan und kräftig unter die Arme greift. · Aufgaben · Stellenbeschreibung · HERAUSFORDERUNG UND PERSPEKTIVE - WAS SIE ERWARTET · Sie haben Spaß daran mitzudenken und bringen sich ...

  • Likez Group GmbH

    Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Likez Group GmbH Berlin-Mitte, Deutschland

    Die Likez Group GmbH ist ein dynamisches Unternehmen, in dem Erfahrung und Innovation aufeinander treffen. Wir bieten eine Vielfalt an digitalen und analogen Lösungen für Unternehmen in verschiedenen Bereichen. Unser Fokus liegt bei der Planung und Umsetzung von Bauprojekten, Sof ...

  • Julius Bachmann

    Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Julius Bachmann Berlin, Deutschland

    Hi Ich bin Julius. Meine Mission ist es, Unternehmertum in Europa menschlicher zu machen. · Als zertifizierter Executive Coach (und ehemaliger Investor und Gründer) habe ich über 150 Gründer in ganz Europa gecoacht, beraten oder in sie investiert. In den letzten Jahren gehörten z ...

  • De Gruyter

    Executive Assistant

    vor 1 Woche

    De Gruyter Berlin, Deutschland

    JETZT BEWERBEN · Human Resources · **Tel**: · IHRE AUFGABEN · - Allgemeines Office Management, Unterstützung des · Geschäftsführers in allen organisatorischen und · **administrativen Aufgaben**: Kalendermanagement, Reisen, · Veranstaltungs · - und Konferenzorganisationen, · Doku ...